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授業で!仕事で!もっと使えるメール術

大阪府立大和川高等学校  教諭  木村 伸司


こんなメールは困った! 知らず知らずのうちに,やっていませんか?

 授業や普段の仕事にメールを活用していると,困ったメールを受け取ることも多くなります。

 「メールの基本」の最初に書いた,件名欄に自分の名前を書いて送って来る(1)メールは,実は,週に何通か受け取ります。なかには情報系の仕事をしていて,おそらく1日に何通もメールを出しているだろうと推測される方のなかにも,そういうメールを送ってくる方がいます。

 次にあるのが,件名欄が空欄(2)のメールです。大阪府のメールサーバは「(no subject)」のフリーメールは「スパムメール」だと判定するようになっているようで,大事な仕事のメールがいっこうに届かないので,おかしいと思っていたら「迷惑メール」フォルダ(というのが設定してあるのです)に入っていたという,笑うに笑えないことが,この2年に数度ありました。

 件名を空白にするという習慣は,今の生徒たちには当たり前のことになっています。私は夏休みに「ディジタル絵日記」という宿題を出しています。ケータイで夏休みの生活の一コマの写真を撮り,それを私が個人で運営しているサーバに送らせます(返信を設定する都合でそうしています)。2学期のはじめにレタッチの技術を学習して,送った写真を加工し,簡単な文章を入れ,文化祭で発表するのです。7月末までですでに40人ほどの生徒が送ってきていますが,そのなかで件名に何か書いている生徒はわずかに1名です。99%の生徒は件名を空白にして送ってきます。このようなことを考えると,ケータイ文化に慣れ親しんだ生徒たちに,メールのルールを教えることはとても大切です。

 2週間前に受け取ったメールにはちょっと驚かされてしまいました。ある学校の軽音学部の先生からイベントの連絡だったのですが,なんと宛先(To:)欄に,私以外に33名の方の名前とアドレスが併記(3)されていました。そのうち,アドレスやお名前を私が知っているのは5名の方だけでした。私は28名の方のお名前と所属先とメールアドレスのデータを,労せずして手に入れることができたわけです。

Cc:とBcc:    Cc:では上記と同じことが起こりますが,Bcc:ならば,複数の相手に同じメールを送る際も,送り先にほかの方のメールアドレスが知られることはありません。

 また,こんなこともありました。ある先生が,何度やってもMLにメールが送れないという苦情を私に私信でくださいました。メールを読んでも要領を得ないので,直接電話をかけて様子をうかがいました。するとその方は譜面をスキャンしてJPEGにしたものを何枚も添付(4)していたのです(著作権的にも問題があります。そんなことをした人は,この 方以外にいないことを申し上げておきます)。

 先ほどのMLはイベントの要項などを送る必要もあり,添付ファイルを受けつける設定にしていますが,さすがに全部で5MBに達する添付ファイルは受けつけません。MAILER-DAEMONから配信拒否のメールを受け取っているはずなので,たずねてみると,「英語のメールがいくつか来たけど,英語は苦手なので,読まずに捨てました。」「読んでくれよー!」の言葉を胸にしまい,説明をしたことは言うまでもありません。

 身内の恥ばかりを晒しているようですが,もう一つ,このMLでのお話をして,おしまいにしたいと思います。ある方がMLに投稿をされたのですが,届きませんでした。いや,届いてはいたのですが,やはり「迷惑メール」フォルダのなかに入っていました。件名はちゃんと書いてあります。フリーメールではなく,ご自宅で利用しているプロバイダから出されたものです。 「俺のメールは迷惑かぁ!」とご立腹です。この方はOutlook Expressを使っていました。設定などはいじっておられません。ということは初期設定のHTML形式のまま(5)になっています。自宅で知人から受け取ったメールが,背景に色がついていたり,画像がかわいく動いているので,このメールの文字の部分だけを書きかえ,宛先をMLにしてみんなを喜ばすために送ってみたのです。しかし,ご存じのようにHTML形式を利用して画像にリンクを張り,そのメールアドレスが有効なものであるかをさぐる悪質なスパムメールが存在します。また,HTML形式のメールはフィッシング詐欺にも多用されています。このようなしかけを使ったメールは,悪意はなくともメールサーバのフィルタに引っかかり,「迷惑メール」フォルダに送られていたのです。

テキスト形式の設定    Outlook Expressでは,「ツール」の「オプション」画面で,メールをテキスト形式で送信したり,読み取ったりする設定ができる。

 メールはすでに仕事の必需品となっており,メールのおかげで多くの仕事が効率化され活性化します。同時に,現在メールを多用している方々でさえ基本的なしくみやマナーを知らず,混乱を巻き起こしている面もあります。「情報」の授業を受けた生徒たちが世の中で活躍する頃には,このような混乱が解消されていることを期待して筆を置きたいと思います。



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(エデュカーレ情報 No.19 掲載)

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