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授業で!仕事で!もっと使えるメール術

大阪府立大和川高等学校  教諭  木村 伸司

電子メールは,いまや生活に欠かせない,重要なコミュニケーションツールとなっている。それだけに,正しいメールのマナーを身につけておくことが必要とされている。今回の特集では,「授業で生徒に教えておきたい」「先生が仕事でおさえておきたい」メールのコツや注意点をまとめていただいた。


1 メールの基本

 まず最初に,メールの基本的なスタイルとマナーを確認しておきましょう。こちらから最初にメールを送るとき,受け取ったメールに返信をするときに,それぞれに守るべきマナーと書き方があります。
 例として,情報関係の研究会に参加を希望する際のメールのやりとりについて考えてみます。

メールを送るとき

(1) 相手にわかりやすい件名をつける
 私は,件名欄に「○○高校の××です」として送られてくるメールをよく受け取ります。自分が何者かを相手にまず伝えなければという思いで,そうされるのだとは思うのですが,受け取った側はこれでは何のメールかまったくわかりません。さらに,このメールに返信をすると,「Re:○○高校の××です」となり,ますます何についてメールをやりとりしていたのかが不明になります。件名は簡潔に内容を示すものであるべきです。

(2) 書き出しで,送り先と送り手を確認する
 最初の1行には,メールを送る相手の所属や名前を書いておきます。次の行で,自分の所属と名前を名乗りましょう。なお,今回は,知ら ない相手に送ることを前提にしていますが,よく知っている方にメールを送るときには,相手の所属などは省略してもかまいません。しかし, このときも自分の名前や所属ははっきりさせておく方がよいでしょう。私は,ある程度親しい相手には,「鶴岡さん,木村@大和川です」という風に書き出すことがよくあります。

(3) よけいな挨拶などを省き,用件を手短にまとめる
 一般の手紙ではないのですから,「めっきり涼しくなってまいりました…」のような時候の挨拶などは必要ありません。でも,いきなり用件にはいるのはあまりにもぶっきらぼうだと感じられるなら,「いつもお世話になっています」程度の軽い挨拶をつけ加えればよいでしょう。その後,本題に入ります。このとき,回りくどい書き方はせず,ポイントだけを短くまとめて最初に提示するようにします。
 用件がすめば,それで締めくくってしまってもよいのですが,何か1行,あなたの一言をつけ加えれば,相手に印象を残すメールになります。

(4) 署名を活用しよう
 たいていの電子メールソフトには,署名をメールの末尾に自動的に挿入する機能をもっています。これを利用して,職場の電話番号などの情報を相手に伝えることもあります。私は職場で利用するメールでは,学校の電話とFAX 番号,自分のメールアドレスを書いた簡単なものを,自宅のメールでは自分が運営するウェブサイトのURLなどを書いて,少しアスキーアート的な飾りをつけたものを使っています。


メールを返信するとき

(5) 何のメールに対する返信かわかる件名にする
 返信をするときには,件名に適切なものがついている場合であれば,それを書きかえる必要はありません。「Re:12月の情報研究会の件」とした方が,返信を受ける側にわかりやすくなります。そうでない場合((1)に示したような件名)では,あらたに件名をつけなおす方が親切であり,今後のやりとりを効率的にしてくれます。

(6) 必要な部分のみ引用して返信する
 返信をおこなう場合,一部の電子メールソフトでは,自動的に全文を引用した形になりますが,これは大変見にくく,またどの部分に返事をしてくれているのかがわかりにくくなります。引用する場合は,必要な部分だけにし,それに返事をつけるという形式にすると,わかりやすいものになります。



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2 授業でのメール活用 〜画像使用の許諾を取ろう

 授業でウェブページの作成をおこなったり,ワードプロセッサを使ってポスター作成をおこなうと,生徒たちはウェブ上で適当な画像やイラストを見つけてきて,それを利用しようとすることがよくあります。私はそのためにいくつかのフリーのイラストや写真素材をおいてあるサイトのリンク集を作成して,授業開始時に生徒たちに転送しています。
 しかし,なかには,特定の商品の写真にこだわったり,自分の探し当てたサイトに掲載されている画像を使いたいという生徒も出てきます。そういった機会をとらえて,生徒たちに画像使用許諾のメールを書かせてみてはどうでしょう。その際,生徒には事前に「メールの基本」で書いた内容を学習させておく必要があります。また,それ以外に,次のような点について必ず触れるように指導する必要があります。

(1) その画像を何に利用するのか
    (使用目的)

(2) その画像をどこで利用するのか
    (使用場面)

(3) 上記以外で使用しないこと
    (使用範囲の限定)

 生徒のコミュニケーション能力の段階に応じて,あらかじめ,いくつかの文例やひな形を用意しておき,それを示してもいいでしょう。また,相手からいただいた返信に対しては,それが許可・不許可のいずれであったとしても,再度これに対して了解したことを返信するよう指導するようにします。



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3 仕事でのメール活用 〜メーリングリストを使おう

 大企業の社員の方ほどではないかもしれませんが,私の1日もメールで幕を開けます。始業の1時間ほど前に登校し,メールをチェックし,返信をするところから毎日が始まるのです。ずいぶん忙しいことをしているように聞こえるかもしれませんが,実は逆です。校内でメー ルを利用できる環境が整っていなかった数年前までは,いろんな方に電話をかけ,時間を確認し,わざわざ遠くの学校まで出かけて打ち合わせをしていたところを,毎日1時間弱のメールチェックですんでいるのですから,ずいぶんと楽になってきました。
 大阪の府立校ではありがたいことに,数年前からすべての学校にサーバをたててあり(コンピュータ教室のサーバとは別です),これを利用して掲示板やメーリングリスト(以下ML)の運営が可能です。私が所属する分掌は大所帯のため2週間に1度,行事の関係があるときには1ヶ月に1度くらいしか会議が開けないため,MLを使って,情報を共有し,打ち合わせをするようにしています。現段階ではディジタルデバイド問題があるので,MLで送ったデータを印刷して,先生方の間を回らなければならないときもあり,「かえって手間かなあ?」などと思うときもありますが,いずれ時間が解決してくれると考えています。
 さらにMLで助かっているのは部活動です。私は軽音楽部の顧問をしていて,他校の軽音系のクラブと合同で活動をしています。3年前に,学校のサーバを利用してMLを立ち上げたところ,イベントなどの連絡が大変スムーズになりました。若い顧問の先生も多いので,MLのなかでクラブ運営の悩みを語り合うことに利用するときもあります。「自分の学校でライブをするのだが,参加してくれる学校がないかなあ?」と思ったときに,MLに投稿するだけで,すぐに何校もの学校から参加希望をいただけます。おかげで,どの学校の活動もそれまで以上に活発になりました。土日がずいぶんと取られるようにもなりましたが,生徒たちが目を輝かせて活動するのを見たり,自分もこっそり混ざって演奏したりしていると,疲れなど吹き飛んでしまいます。


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